仕事の「段取り」できてますか？
朝、出社して、まず一番に手を着ける仕事は何だろうか？
1日の仕事の流れは？ スムーズに進められているだろうか？
そして終業時刻。その日の仕事を終わらせ、すみやかに帰路に着けているだろうか？
もしあなたが残業続きの毎日や、納期に追われるばかりの日々を送っているようなら、一度、仕事の段取りを見直してみるべきだ。仕事の手の着け方に効率の悪いところはないか。時間のかけ方に無駄はないか。業務を進める上で流れの滞っているところはどこか。
まず1日の流れから見直し、1週間、1ヶ月、3ヶ月の短期、半年、1年以上の中長期に渡るまで俯瞰して、段取りを徹底的に効率化していく。段取りの効率化には、次のような方法がある。
具体例1：「考える仕事」と「考えない仕事」に二分する
「考えること」を要する企画立案、プレゼン資料作りなどといった仕事は、頭がさえていて、もっとも集中できる午前中にこなす。「考えること」を要さない単純作業やルーチンワークなどは、食後の能率が落ちる時間帯にまとめてやったり、ちょっとしたすき間時間にやれるようにしておく。
具体例2：メールチェックの回数を決める
たとえばメールチェックの時間を、朝、昼、夕の1日3回に決める。すぐに返信できるものには、その場でどんどん返信していく。熟考が必要なものは、次のメールタイムまでに返信内容を用意しておく。
具体例3：すべての仕事に締切を設定し、逆算する
プロジェクト単位の中長期的な仕事についても、締切を設定する。そこから逆算して、いつ何をやるべきか、仕事の筋道を立てる。仕事全体を1つひとつの細かいタスクにわけ、時間をゴールから逆算することによって、それらのタスクをいつこなすべきかが明確になり、ひいては仕事を前倒しでやる習慣作りにもなってくる。
とくに、この「仕事をタスクに分割すること」と、「逆算すること」は、1日の流れのなかでも、ぜひ取り入れてほしい。1日のうちにおいても、細かく自分に締め切りを課すことによって、仕事は断然スピードアップするはずだ。
