整理術とは検索性を高めること
今回取り上げるビジネススキルは「整理術」。ひとくちに整理術といっても、その対象はさまざまだ。モノ、情報、思考、時間……。
しかし目的はただ1つ。効率よく仕事を進めるために、これらを整理し、必要なときに適宜取り出せるようにする。すぐに取り出せるようにするということは探しやすくする、つまり検索性を高めるということだ。
一般的なビジネスパーソンが探し物に要している時間は、なんと年150時間にも及ぶのだそうだ。もったいない、としかいいようがない。きちんと整理して検索性を高くしておくだけで、浮いた時間をもっとクリエイティブな仕事の時間に当て、生産性を高めることができるのだ。
検索性を高めるコツは、整理に一定のルールを課すこと。たとえば下記のようなルールがある。
（1）分類はほどほどに
まずは分類しすぎないこと。だいたい3つくらいのグループあるいは階層にわけておくのが妥当である。
モノは使用頻度や使用場面によってしまう場所を段階づけていく。よく使うモノはデスクの上、たまに使うモノは手の届くラックの上、めったに使わないモノは引き出しのなかにしまう、というように。
書類はラックやボックスを用いて、進行中、保留中、終わったものをわける。PCのファイルは
取引先別のフォルダ
↓
その下位に案件別のフォルダ
↓
さらに下位に内容別のフォルダ
に階層をわけて保存する。
（2）ファイル名のつけかたは「日付＋プロジェクト名＋内容」
たとえば2009年3月1日に着手したプロジェクトAの企画書であれば「090301_A_企画書」。ファイル名を一見しただけで、それがなんのファイルなのかを判別できるようにしておく。
またプリントアウトする際には、フッターにファイル名と印刷時間、ページの情報が印刷されるように設定する。
書類を入れたクリアファイルにも、日付とプロジェクト名を書いた表紙をつけよう。
（3）紙資料は電子ドキュメント化
紙資料はかさばる上に、必要なものを探し出しにくいので、スキャンしてPDFファイルにし保存しておく。ファイル名のつけかたのルールから、いつのどんな内容の資料か引くことができる。
またPC内のファイル検索にはGoogleデスクトップ検索を使うとよい。ファイル名はもちろん、ファイルの中身に含まれるキーワードでも検索できる。
